1. Publicita projektu
Cílem aktivity je efektivně a srozumitelně informovat zapojené subjekty i veřejnost o realizaci projektu, o Fondech EHP a spolupráci s partnerem z Norska. Tento cíl bude naplňován v souladu s komunikační strategií projektu, která bude podrobně rozpracovávat cíl do jednotlivých kroků, popíše nástroje, prostředky, zodpovědné osoby.
Nově vytvořené webové stránky projektu – samostatné webové stránky projektu, budou vytvořeny do září roku 2022 a budou obsahovat tyto náležitosti: informace o projektu včetně dosaženého pokroku během realizace, úspěších a výstupech projektu, kontaktní údaje, viditelný odkaz na program, v rámci kterého je projekt podpořen, a uveden příslušný grantový mechanismus (Fondy EHP 2014 – 2021) jako zdroj financování včetně příslušného loga. Webové stránky budou také obsahovat obrazovou dokumentaci k projektu, odkazy na webové stránky zprostředkovatele programu, odkaz na webové stránky www.fondyehp.cz/www.norskefondy.cz a oficiální stránku Fondů EHP a Norska (www.eeagrants.org).
Soubor prvků povinné publicity – město Otrokovice, partnerské obce a organizace – tiskové zprávy, jejichž obsahem budou informace o cílech projektu, klíčových aktivitách, cílových skupinách, způsobech spolupráce s veřejností, výstupech a výsledcích. Nebude chybět informace o podpoře získané Fondů EHP 2014 – 2021 a také informace o tom, kdy a jak se mohou občané zapojit do realizace projektu.
Závěrečná konference – před závěrem projektu (v únoru 2024) bude realizována závěrečná konference projektu. Půjde o dvoudenní akci, jejímž cílem bude informovat o projektu, jeho dosavadním průběhu, naplnění cíle, realizaci aktivit projektu, dosažených výstupech a výsledcích. Součástí bude vyhodnocení participačních aktivit v Otrokovicích a v partnerských obcích, zhodnocení spolupráce všech partnerů včetně zahraničního partnera a naplánování budoucí podoby zapojování občanů do rozhodování v obci. Na konferenci zazní příspěvky jak zástupců realizátora a partnerů (z ČR i Norska), tak odborníků, kteří nastíní trendy v oblasti participace s občany. Konference se zúčastní i zástupci dalších obcí a organizací, které se zajímají o participaci občanů.
2. Získávání zkušeností od zahraničního partnera
Cílem aktivity je získání informací od zahraničního partnera (norského města Fredrikstad) o přípravě a realizaci participace s veřejností. Naplněním cíle přispějeme ke vzdělávání pracovníků veřejné správy a volených zástupců v občanské participaci.
Realizovaná studijní cesta do Norska – zkušenosti ze studijních cest do zahraničí, ale také studijních cest za dobrou praxí v ČR, říkají, že je důležité vnímat řešené téma v kontextu místa, stylu práce, legislativních podmínek a dalších aspektů, které potřebujeme poznat, abychom mohli sdílené zkušenosti úspěšně přenést do prostředí obcí v ČR. Výstupem studijní cesty bude zpráva ze studijní cesty, kterou zpracuje každý účastník cesty a bude sloužit jako podklad pro prezentaci výstupů projektu na závěrečné konferenci.
Realizované konzultace – v rámci získávání zkušeností od zahraničního partnera bude také realizace dvou jednodenních konzultací. Ty budou realizovány termínově v návaznosti na jeden ze vzdělávacích workshopů a na konferenci (květen 2023, únor 2024). Obsahem konzultací bude supervize konkrétních aktivit v rámci procesů zapojování veřejnosti a jejich dopadu na projednávané téma. Primárně jsou konzultace plánované pro město Otrokovice, ale budou přístupné i kolegům z partnerských obcí. Konzultační setkání po závěrečné konferenci bude využito pro evaluaci procesu zapojování veřejnosti, ale také pro evaluaci spolupráce v rámci projektu jako takového. Z konzultací bude pořízen zápis, který bude sdílen s partnery projektu.
3. Vzdělávání
Cílem aktivity je vzdělat osoby z cílové skupiny pracovníci veřejné správy a volení zástupci v tématu občanské participace
Vzdělávací workshopy – Bude realizováno šest dnů vzdělávacích workshopů, které se budou zaměřovat na téma zapojování veřejnosti. Workshopů se budou účastnit zástupci žadatele, partnerských organizací (včetně zástupců norského partnera – osobně nebo on-line) a lektoři. Termínově budou workshopy probíhat vždy po dvou dnech, aby byl efektivněji využit čas zapojených pracovníků veřejní správy a politiků. Formát workshopu umožní interaktivní práci a sdílení zkušeností, kterými se kolegové z partnerských obcí navzájem obohatí. V maximální možné míře budou využívány metody zkušenostního učení, zejména learning by doing, tedy účastníci budou připravovat aktivity, které budou následně realizovat ve svých obcích. Z každého workshopu bude k dispozici zápis a prezentace dílčích výstupů.
4. Aktivity zapojování veřejnosti v Otrokovicích
Cílem aktivity je rozvíjet formální a neformální aktivity zapojování veřejnosti vč. mladé generace, žen, seniorů, osob se zdravotním postižením a sociálně slabších občanů a do rozhodování a zapracování komunikace s občany do rozhodovacích procesů. Základním tématem, na kterém budeme společně s osobami z cílový skupin pracovat v Otrokovicích, je aktualizace Akčního plánu udržitelné městské mobility Otrokovice.
Realizované konzultace s aktivním zapojením veřejnosti – Dotazování veřejnosti prostřednictvím webové aplikace, besedy s cílovými skupinami, workshop pro studenty a žáky, veřejné projednávání, vytvoření dokumentu Instrukce Zapojování veřejnosti do plánování a rozhodování.
Vytvořená instrukce zapojení veřejnosti do rozhodovacích procesů v obci – instrukce je interní dokument Městského úřadu Otrokovice, ve které jsou popsány všechny procesy, které vykonávají pracovníci úřadu. Instrukci Zapojování veřejnosti vypracují členové realizačního týmu, kteří mají s tvorbou těchto dokumentů zkušenosti. Budou obsahovat informace o tom, v jakých případech bude město Otrokovice zapojovat veřejnost do plánování a rozhodování, jaké minimální postupy k tomu budou nezbytné, kteří pracovníci budou proces vykonávat, kteří pracovníci budou za proces odpovědní a zejména, v jaké podobě a v jakých termínech se budou finální návrhy předkládat orgánům města ke schválení.
5. Aktivity zapojování veřejnosti v partnerských obcích
Cílem aktivity je rozvíjet formální a neformální aktivity zapojování veřejnosti v partnerských obcích. Téma zapojování si každá partnerská obec vybrala dle svých potřeb. Některé obce budou podobně jako město Otrokovice řešit téma dopravy, jiné obce zajímá úprava veřejného prostoru nebo celého sídliště. Tím budou aktivity zapojování pestřejší a bude užitečnější sdílet zkušenosti z procesu zapojování veřejnosti v rámci aktivit k tomu určených.
Realizované konzultace s aktivním zapojením veřejnosti – v každé obci proběhne informační kampaň či akce ve vztahu k projednávanému tématu. Dále bude probíhat dotazování veřejnosti elektronickou nebo tištěnou formou a veřejné projednávání návrhu řešení nebo návrhu strategického dokumentu.